El kardex es una tarjeta de control por producto donde anotas cada movimiento de inventario: lo que entra, lo que sale y cuánto te queda después de cada uno. Si además anotas el costo, también sabes cuánto vale lo que tienes en bodega.
Sirve para dos cosas: saber en cualquier momento cuántas piezas deberías tener (y compararlo con lo que cuentas en el anaquel) y conocer el costo real de lo que vendes.
Las columnas de un kardex
| Columna | Qué se anota |
|---|---|
| Fecha | Cuándo pasó el movimiento |
| Concepto | Compra, venta, devolución, ajuste, merma, traspaso |
| Folio | El documento que lo respalda: factura del proveedor, ticket, nota |
| Entradas | Cantidad que entra (y su costo) |
| Salidas | Cantidad que sale (y su costo) |
| Existencia | Lo que queda después del movimiento |
| Costo unitario | El costo con el que se valúa la pieza |
| Valor del inventario | Existencia por costo unitario |
Ejemplo con costo promedio
Un abarrotero lleva el kardex de un refresco de 600 ml:
| Fecha | Concepto | Entra | Sale | Existencia | Costo unit. | Valor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 oct | Inventario inicial | 24 | 24 | $12.00 | $288.00 | |
| 3 oct | Venta | 10 | 14 | $12.00 | $168.00 | |
| 5 oct | Compra | 24 | 38 | $12.63 | $480.00 | |
| 8 oct | Venta | 20 | 18 | $12.63 | $227.37 | |
| 9 oct | Merma (botella rota) | 1 | 17 | $12.63 | $214.74 |
El 5 de octubre la compra llegó a $13.00 por pieza. El costo promedio se recalcula así: ($168.00 que valían las 14 piezas + $312.00 de las 24 nuevas) ÷ 38 piezas = $12.63. Las salidas siguientes se valúan a ese costo hasta la próxima compra.
Métodos para valuar el inventario
- Costo promedio: el más usado en tiendas y el más fácil de llevar. Cada compra recalcula el costo de todas las piezas.
- PEPS (primeras entradas, primeras salidas): las primeras piezas que entraron son las primeras que salen, con su costo de origen. Encaja con productos que caducan.
- Costo identificado: cada pieza tiene su propio costo. Se usa con artículos con número de serie, como celulares.
Qué método te conviene para tu contabilidad es algo que decide tu contador.
Por qué el kardex no cuadra con el anaquel
- Ventas que no se registraron (lo que se dio “al ojo” o se cobró sin ticket).
- Mermas, caducados y producto dañado que nadie anotó.
- Mercancía que se recibió y no se capturó, o se capturó dos veces.
- Errores al contar: piezas contra cajas.
Por eso el kardex se acompaña de conteos físicos periódicos, y cada diferencia se registra como un ajuste con su motivo en lugar de “corregir” la existencia sin dejar rastro.
Llevarlo a mano o en Excel
Funciona con pocos productos, pero hay que anotar cada venta, y en una tienda con cientos de artículos eso no es realista. Lo normal es que el kardex en papel se quede atrás a la semana.
Cómo lo lleva un punto de venta
En Teo POS cada venta descuenta la existencia de la sucursal donde se cobró y cada recepción de mercancía la suma, sin capturar nada aparte. Los ajustes (pérdida, dañado, recuento) llevan folio y motivo, el panel muestra el valor del inventario y te avisa cuando un producto llega a su mínimo. El historial de movimientos por producto está en los planes superiores; consulta qué trae cada uno en precios.
Solución para tu negocio Compras e inventario Pide con orden de compra, recibe contra lo pedido y cuenta sin cerrar la tienda: el inventario cuadra porque cada entrada y salida queda registrada. Ver cómo lo resuelve Teo POS →