Con una sola tienda, el inventario es una cuenta: lo que hay en el anaquel. Al abrir una segunda sucursal o rentar una bodega, la pregunta cambia de cuánto tengo a cuánto tengo y dónde. Si el sistema o la libreta sigue llevando un solo número, el inventario deja de cuadrar aunque nadie se robe nada.
Por qué se descuadra al crecer
- Un solo inventario para todo. La tienda vende 10 y la bodega recibe 20, pero el total se ve bien. El faltante de un lugar se esconde con el sobrante del otro.
- Mercancía que se mueve sin registro. Se llevan cajas de la bodega a la tienda “en lo que se ocupa” y se anota después, o nunca.
- Compras sin saber qué hay en la bodega. Se le pide al proveedor lo que ya estaba guardado, y falta lo que sí se vende.
- Cada sucursal con sus propias cuentas. Para saber cuánto vendiste en total hay que juntar cortes y mensajes de cada encargado.
Las 4 reglas para llevar el inventario por ubicación
1. Cada lugar tiene su propia existencia
Tienda, bodega o camioneta: cada una con su inventario. Así sabes que hay 90 cajas en la bodega y 30 en la tienda, y no “120 en algún lado”.
2. Nada se mueve sin traspaso
Un traspaso (o transferencia entre almacenes) es el documento que dice qué salió de un lugar, a dónde va y quién lo recibió. Tiene folio, fecha y responsable.
| Paso | Qué pasa con el inventario |
|---|---|
| La bodega envía 30 cajas | Salen de la bodega y quedan en tránsito |
| La tienda las recibe | Entran a la tienda |
| Se cancela antes de recibir | Regresan a la bodega |
Mientras la mercancía viaja no está en ningún anaquel, y eso también tiene que verse.
3. Cada quien trabaja en su ubicación
El cajero de la sucursal Centro vende del inventario de Centro y no mueve existencias de la matriz. El encargado de la bodega recibe y envía. Sólo el dueño o el gerente ven todo.
4. Cuenta cada ubicación por separado
En lugar de cerrar todas las tiendas un día, cuenta una bodega o una tienda a la vez. Si hay diferencia, sabes en qué lugar pasó. Si quieres el método completo, revisa la guía de control de inventario.
Precios distintos en cada sucursal
Es normal que una sucursal en el centro venda más caro que la de la colonia, o que la bodega dé mayoreo a otros negocios. Lo ideal es que cada producto tenga su precio general y, si hace falta, un precio y un mayoreo propios por ubicación, sin duplicar el producto.
Ejemplo: el bulto de cemento vale $245 en la matriz y $255 en la sucursal de la carretera. Es el mismo producto con dos precios, y cada caja cobra el suyo.
Lista de revisión antes de abrir la siguiente ubicación
- Inventario inicial contado en la nueva ubicación
- Encargado definido para recibir y enviar mercancía
- Traspasos con folio desde el primer día
- Precios por sucursal, si van a ser distintos
- Usuarios asignados a su ubicación
- Un reporte que junte las ventas y los cortes de todas
Cómo lo hace un punto de venta
En Teo POS cada tienda, bodega o ruta es una ubicación con su inventario, sus precios, su personal y sus equipos. Los traspasos llevan folio y el comprobante se manda por WhatsApp, la tienda puede pedir resurtido desde la app y en el panel ves todas las ubicaciones juntas o una por una.
Varias ubicaciones y los traspasos son de los planes de pago. En punto de venta multisucursal está lo que hace el sistema y cuántas ubicaciones trae cada plan.
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