Llevar el control de inventario es saber, en cualquier momento, cuánto tienes de cada producto, dónde está y cuánto vale. Parece sencillo, pero en una tienda con cientos de artículos el inventario se descuadra todos los días: se vende algo sin registrar, llega mercancía que nadie captura o se rompe una botella que nadie anota.
Un buen control te evita dos problemas que cuestan dinero: quedarte sin lo que más se vende y tener dinero parado en lo que no se mueve.
Qué tienes que registrar
Todo movimiento que cambia la existencia debe quedar anotado, con fecha y con quién lo hizo:
- Entradas: compras a proveedores, devoluciones de clientes, traspasos que llegan de otra sucursal.
- Salidas: ventas, devoluciones a proveedores, traspasos que salen, mermas (caducado, dañado, robado).
- Ajustes: las diferencias que encuentras al contar, siempre con su motivo.
Si un movimiento no queda registrado, el sistema (o la libreta) dice una cosa y el anaquel otra. Para el detalle de cómo llevar esos movimientos por producto, mira qué es el kardex.
Métodos de control que sí funcionan en una tienda
Clasificación ABC
No todos los productos merecen la misma atención. Ordénalos por lo que te dejan en ventas:
| Grupo | Qué son | Cuántos productos suelen ser | Cómo cuidarlos |
|---|---|---|---|
| A | Los que más venden | Pocos | Contarlos seguido y nunca dejar que se acaben |
| B | Venta media | Una parte intermedia | Revisión regular |
| C | Los que casi no se mueven | La mayoría | Contarlos menos y no comprar de más |
En una tienda de abarrotes los A suelen ser refresco, huevo, leche, tortilla, cerveza y cigarros. Ahí es donde un faltante te hace perder ventas y donde un robo se nota más.
Conteo cíclico
En lugar de cerrar la tienda un día al año para contarlo todo, cuenta una parte cada semana: una categoría, un pasillo o sólo los productos A. Así encuentras las diferencias cuando todavía puedes saber por qué pasaron.
Cuenta a ciegas: quien cuenta no debe ver lo que dice el sistema, o tenderá a “encontrar” el número esperado.
Stock mínimo y máximo
Para cada producto define:
- Mínimo: cuando la existencia llega aquí, toca pedir.
- Máximo: hasta dónde surtir, para no llenar la bodega de algo que tarda en venderse.
Una forma sencilla de calcular el mínimo: lo que vendes por día por los días que tarda en llegar el pedido, más un colchón.
Ejemplo: vendes 30 refrescos al día y el proveedor tarda 2 días. 30 × 2 = 60, más un colchón de 20: tu mínimo es 80 piezas. Si surtes para una semana, tu máximo ronda las 30 × 7 = 210 piezas, más el mismo colchón.
Errores que más descuadran el inventario
- Vender sin registrar. Lo que se cobra “al ojo” o sin ticket sale del anaquel pero no del inventario.
- Recibir sin revisar. Firmar la remisión sin contar lo que llegó. Revisa cómo hacerlo en recepción de mercancía.
- Mezclar pieza y caja. Dar de alta 1 caja de 24 como si fuera 1 pieza descuadra todo de golpe.
- No anotar la merma. Lo que caduca o se rompe también es una salida. Más en qué es la merma.
- Corregir sin dejar rastro. Cambiar la existencia “para que cuadre” borra la pista de dónde estuvo el problema.
- Contar todo de una vez, una vez al año. Para entonces ya nadie recuerda qué pasó.
En Excel o con un sistema
Una hoja de Excel funciona si tienes pocos productos y alguien la actualiza todos los días. El problema es que las ventas no la actualizan solas: alguien tiene que restar cada venta a mano.
Con un punto de venta, cada venta descuenta el inventario en el momento. En Teo POS además:
- Cada sucursal o bodega tiene su propia existencia.
- Los productos con presentaciones (caja, paquete, pieza) descuentan en la unidad correcta.
- Defines el mínimo de cada producto y el sistema te avisa cuando se está acabando.
- La recepción de mercancía y el conteo físico se pueden hacer con una tablet y lector, a ciegas y sin cerrar la tienda.
- Los ajustes llevan folio, motivo y el nombre de quien los hizo.
El conteo físico, las órdenes de compra, los ajustes y los traspasos entre sucursales están en los planes de pago; revisa qué trae cada uno en precios. Puedes empezar con el plan gratis, sin tarjeta.
Solución para tu negocio Compras e inventario Pide con orden de compra, recibe contra lo pedido y cuenta sin cerrar la tienda: el inventario cuadra porque cada entrada y salida queda registrada. Ver cómo lo resuelve Teo POS →