Una orden de compra es el documento con el que le pides formalmente mercancía a un proveedor: qué productos, cuántos, a qué precio y cuándo y dónde los entrega. Para tu negocio es el compromiso de lo que vas a pagar; para el proveedor, la instrucción de lo que tiene que surtir.
Pedir “lo de siempre” por WhatsApp funciona hasta que llega algo distinto a lo que pediste y no tienes con qué compararlo.
Para qué sirve
- Deja claro qué pediste, con cantidades y precios, antes de que llegue la mercancía.
- Te permite revisar lo que llega contra lo pedido: lo que faltó, lo que sobró y lo que no venía.
- Te ayuda a pagar lo correcto: comparas la factura del proveedor con la orden antes de pagar.
- Ordena tus compras: sabes qué está pedido, qué ya llegó y qué sigue pendiente.
Qué debe llevar una orden de compra
No hay un formato oficial obligatorio. Estos son los datos que conviene que tenga:
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Folio | Identificar la orden y relacionarla con la entrega y la factura |
| Fecha | Saber cuándo se pidió |
| Datos de tu negocio | Nombre, dirección y teléfono de quien compra |
| Proveedor | Nombre, RFC y contacto |
| Lugar y fecha de entrega | A qué bodega o tienda llega y cuándo |
| Productos | Código, descripción, cantidad, unidad y costo unitario |
| Importes | Subtotal, IVA y total |
| Condiciones de pago | Contado, crédito y a cuántos días |
| Autorización | Quién la aprobó |
Ejemplo de orden de compra
Una ferretería le pide material a su proveedor:
Orden de compra COM-000045 · 26 de octubre de 2026
Proveedor: Proveedor de ejemplo · Entregar en: Bodega Central, a más tardar el 30 de octubre
Condiciones: crédito a 30 días · Autorizó: encargado de compras
| Código | Producto | Cantidad | Unidad | Costo unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|---|
| CEM-50 | Cemento gris 50 kg | 20 | Bulto | $230.00 | $4,600.00 |
| VAR-38 | Varilla corrugada 3/8 | 100 | Pieza | $95.00 | $9,500.00 |
| CLA-212 | Clavo 2 1/2 pulgadas | 25 | Kilo | $42.00 | $1,050.00 |
| Subtotal | $15,150.00 | ||||
| IVA 16 % | $2,424.00 | ||||
| Total | $17,574.00 |
Si vendes productos con tasa 0 % de IVA, como muchos alimentos básicos, la orden no lleva IVA en esos renglones. Revisa con tu contador qué tasa aplica a cada producto.
Cómo hacer una orden de compra paso a paso
- Revisa qué necesitas. Mira lo que se vendió desde la última compra y lo que te queda. Pide para cubrir lo que tarda en llegar el siguiente pedido, más un colchón.
- Pide cotización si es un proveedor nuevo o si los precios cambiaron.
- Llena la orden con todos los datos de la tabla de arriba.
- Haz que alguien la autorice, sobre todo en compras grandes.
- Mándala al proveedor y guarda una copia.
- Recibe la mercancía contra la orden: cuenta lo que llegó y anota lo que faltó o sobró antes de firmar. Aquí está el paso a paso de la recepción de mercancía.
- Compara la factura con la orden y con lo que de verdad llegó, y paga sólo lo recibido.
Orden de compra, cotización, remisión y factura
Se confunden porque hablan de la misma mercancía, pero cada una sale de alguien distinto y en otro momento:
| Documento | Quién lo hace | Cuándo | Para qué |
|---|---|---|---|
| Cotización | El proveedor | Antes de comprar | Te dice precios y condiciones |
| Orden de compra | Tú | Al decidir la compra | Pides formalmente la mercancía |
| Remisión | El proveedor | Al entregar | Ampara lo que te dejaron |
| Factura | El proveedor | Al entregar o después | Es el comprobante fiscal de la venta |
Errores comunes
- Pedir sin ver lo vendido. Terminas con mercancía que no se mueve y sin la que sí se vende.
- No poner precio en la orden. Si el precio cambió, te enteras hasta la factura.
- Firmar la remisión sin contar. Lo que faltó lo pagas igual.
- No dar seguimiento a lo que faltó. La orden queda a medias y nadie vuelve a pedirlo.
- Perder la orden. Sin ella no tienes contra qué reclamar.
En Excel o con un sistema
Una plantilla de Excel sirve para empezar: copia la tabla del ejemplo, agrega tus datos y numera cada orden. El problema llega después: Excel no sabe qué vendiste, no recibe la mercancía ni te avisa qué faltó.
En Teo POS la orden de compra se arma con un sugerido según lo vendido, se manda al proveedor por WhatsApp y llega a la tablet de la bodega. Quien recibe escanea lo que llega contra lo pedido, el encargado confirma, y el inventario y los costos quedan al día. También ves lo que faltó por llegar y, en el plan Control, cargas la factura XML del proveedor.
Las órdenes de compra están en los planes de pago desde el plan Caja; mira qué trae cada uno en precios.
Solución para tu negocio Compras e inventario Pide con orden de compra, recibe contra lo pedido y cuenta sin cerrar la tienda: el inventario cuadra porque cada entrada y salida queda registrada. Ver cómo lo resuelve Teo POS →