La recepción de mercancía es el momento en que el pedido del proveedor entra a tu negocio. Es corto, casi siempre con prisa y con el repartidor esperando, y por eso es donde más dinero se pierde sin darse cuenta: se firma la remisión, se acomoda la mercancía y nadie revisó si llegó todo.
Lo que no revisas al recibir, lo pagas aunque no haya llegado.
Antes de que llegue el pedido
- Ten a la mano la orden de compra: qué pediste, cuánto y a qué costo. Sin ella no tienes contra qué comparar.
- Define quién recibe y en qué horario. Si recibe “el que esté”, nadie es responsable de las diferencias.
- Deja espacio en bodega o anaquel para que la mercancía no se quede en el piso.
Paso a paso para recibir
- Compara la remisión o factura con tu orden de compra. Que sean los mismos productos, las mismas cantidades y los mismos costos.
- Cuenta lo que llegó, producto por producto. Si viene en cajas, abre al menos algunas y verifica cuántas piezas trae cada una.
- Revisa el estado: empaques rotos, latas golpeadas, producto húmedo o mal sellado.
- Revisa caducidades y lotes en alimentos, lácteos, medicinas y agroquímicos. No aceptes producto con fecha muy próxima si no lo acordaste.
- Anota las diferencias en la remisión antes de firmar: lo que faltó, lo que sobró y lo que vino dañado. Pide al repartidor que también lo firme.
- Captura la entrada en tu inventario el mismo día, con el costo real de la factura.
- Acomoda poniendo al frente lo que caduca primero.
Qué hacer con los faltantes
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Llegó menos de lo pedido | Recibe lo que llegó, anota el faltante y decide si se vuelve a pedir o se cancela |
| Llegó producto dañado | No lo recibas, o recíbelo anotado para devolución o nota de crédito |
| Llegó algo que no pediste | Recházalo o anótalo aparte; no lo mezcles con lo pedido |
| El costo de la factura no es el acordado | Anótalo y aclara con el proveedor antes de pagar |
Ejemplo: pediste 185 piezas y llegaron 160. Recibes las 160, quedan 25 pendientes, y le avisas al proveedor para que las mande en el siguiente viaje o las descuente de la factura.
Lista de revisión para tu bodega
- Orden de compra impresa o en pantalla
- Remisión o factura del proveedor
- Conteo por producto, no por bulto
- Estado de empaques
- Caducidades y lotes
- Diferencias anotadas y firmadas por el repartidor
- Entrada capturada el mismo día, con costo real
- Mercancía acomodada, lo próximo a caducar al frente
Cómo lo hace un punto de venta
En Teo POS la orden de compra se manda al proveedor por WhatsApp y a la tablet de la bodega. Quien recibe escanea con el lector lo que llega contra lo pedido, con lote y caducidad, sin ver tus costos, y el encargado revisa y confirma. Cada orden muestra lo pedido, lo recibido y lo que falta por llegar, y en el plan Control puedes cargar la factura XML del proveedor.
Las órdenes de compra están en los planes de pago; revisa qué trae cada uno en precios. Para el resto del control, mira cómo llevar el control de inventario.
Solución para tu negocio Compras e inventario Pide con orden de compra, recibe contra lo pedido y cuenta sin cerrar la tienda: el inventario cuadra porque cada entrada y salida queda registrada. Ver cómo lo resuelve Teo POS →